Guía para la creación de empresas

Proceso de constitución de una sociedad mercantil

Solicitud de la Certificación Negativa de Nombre o Razón Social

Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de la no existencia de otra Sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir.
Lugar:
Registro Mercantil Central C/ Príncipe de Vergara nº 94 28071 Madrid Teléfono: 91 / 563 12 52
Existe un impreso oficial normalizado, en el cual se recoge el nombre elegido hasta un máximo de tres. Hay que indicar siempre a continuación del nombre el tipo de sociedad de que se trata.
Caduca a los tres meses.
Requisito indispensable para el otorgamiento de la Escritura Pública.


Otorgamiento de la Escritura Pública

Acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura de Constitución de la Sociedad.
Se realiza obligatoriamente ante Notario.
Documentación:
Certificación negativa de la denominación acreditando la no existencia de otra Sociedad con la misma denominación.
Estatutos sociales
Observaciones:
Los otorgantes de la Escritura son todos los socios, o bien sus representantes legales o apoderados con facultades suficientes para ello.

Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados

Descripción:
Impuesto que grava las transmisiones patrimoniales onerosas, operaciones societarias y actos jurídicos documentados. Son de interés:
Operaciones Societarias:
· El Impuesto recae sobre las operaciones societarias de constitución, así como en las de variación de capital, fusión, transformación y disolución de la Sociedad.
· Están obligados a pagar el impuesto:
· La Sociedad: en las operaciones de constitución, aumento de capital, fusión y trnsformación. Los Socios: por los bienes y derechos recibidos, en caso de disolución de la sociedad y reducción de capital social.
· La base imponible coincide en el caso de la constitución de la empresa con el importe del capital nominal inicial.
· El tipo de gravamen es el 1%. La cuota tributaria a ingresar resulta de aplicar ese tipo a la base imponible.


Solicitud del Código de Identificación Fiscal, C.I.F.

Descripción:
El objeto del Código es identificar a la Sociedad a efectos fiscales, éste ha de ser solicitado por toda persona jurídica, pública o privada, cualquiera que sea su actividad.
Lugar:
Delegación de Hacienda correspondiente al domicilio fiscal de la Sociedad o Entidad.
Plazo:
Treinta días naturales siguientes a la constitución de la Sociedad.
Documentación:
Para recoger la tarjeta provisional con validez de seis meses:
· Impreso modelo 036 debidamente cumplimentado.
· Fotocopia de la Escritura o Contrato de Constitución de la Sociedad.
· Fotocopia del D.N.I. del firmante de la solicitud, que debe ser cargo representativo de la Sociedad o Entidad.
Para recoger la tarjeta definitiva, pasados seis meses desde su solicitud:
· Resguardo del modelo 036.
· Original de la primera copia de la Escritura de Constitución inscrita en el Registro Mercantil y fotocopia de la hoja de inscripción.
Observaciones:
La solicitud del C.I.F. puede ser efectuada tanto por el representante legal/apoderado como por un socio de la Sociedad o Entidad, debiendo estos acreditar su condición o personalidad con la correspondiente Escritura Pública o D.N.I. respectivamente.


Inscripción en el Registro Mercantil

Descripción:
La Sociedad adquiere plena capacidad jurídica, cuando se inscribe en el Registro Mercantil.
Lugar:
Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre domiciliada la Sociedad.
Documentación:
La Escritura Pública de Constitución de la Sociedad.
Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales. Impreso Modelo 600 cumplimentado.
Observaciones:
Para inscribir la Sociedad en el Registro Mercantil es necesario tener en su poder la Escritura Pública de Constitución.

Inscripción en Registros Especiales

Descripción:
Una vez constituída la sociedad e inscrita en el registro mercantil (a excepción de la cooperativa) se procede a la inscripción de la sociedad en el registro especial correspondiente.
Lugar:
Sociedad Cooperativa: Registro General de Cooperativas
Sociedad Anónima Laboral: Registro General de Sociedades Anónimas Laborales
Sociedad de Capital Riesgo y Sociedad de Garantía Recíproca (S.G.R.): Registro Especial del Ministerio de Economía, Dirección General de Política Financiera.
Agrupación de Interés Económico y Uniones Temporales de Empresas: Registro Especial del Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributos.





TRAMITES A SEGUIR PARA LA PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA


LICENCIAS MUNICIPALES

Licencia Municipal de Obras
Licencia necesaria para la realización de cualquier tipo de obras en locales, naves, edificios, etc. dentro de un municipio.
Licencia Municipal de Apertura
Todo empresario que desee iniciar cualquier actividad deberá estar en posesión de la correspondiente Licencia Municipal de Apertura. Es la orden de comprobación de que la solicitud del administrado es conforme con las normas de uso previstas en los planes de urbanismo.


REGISTROS
Inscripción en el Registro de la Propiedad Inmobiliaria
Inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles, es decir, a título enunciativo, adquisición y transmisión de dichos bienes y la constitución y cancelación de hipotecas sobre los mismos.

Inscripción en el Registro Industrial
Inscripción del establecimiento en el Registro Industrial y autorización de la puesta en marcha de la actividad industrial.


FISCALES
Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas
Tributo directo de carácter real cuyo hecho imponible está constituído por el ejercicio en territorio nacional de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local determinado y se encuentren o no especificadas en las Tarifas del Impuesto.

Alta en el Censo
Declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad que han de presentar a efectos fiscales los empresarios individuales, los profesionales y las sociedades.


LABORALES
Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones en el Sistema de la Seguridad Social.

Afiliación y número de la Seguridad Social
Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona física su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social.

Alta en el Régimen especial de Autónomos de la Seguridad Social
Régimen obligatorio para empresarios individuales y comunidades de bienes y opcional para trabajadores de cooperativas. La afiliación y alta se harán dentro de los 30 días naturales siguientes al alta en el IAE

Alta en el Régimen General de la Seguridad Social
Régimen general para trabajadores por cuenta ajena. La afiliación y alta serán previas al comienzo de la relación laboral

Comunicación de apertura del centro de trabajo
Empresas que inicien la apertura del centro de trabajo o reanuden su actividad.


LIBROS

Adquisición y legalización de los libros oficiales
Libros en los que se debe reflejar las distintas actividades empresariales.

Adquisición y legalización del libro de Visitas
Libro de carácter obligatorio para las empresas que anota las diligencias que practiquen los Inspectores de Trabajo tras el resultado de las visitas realizadas a la empresa.

Adquisición y legalización del libro de Matrícula
Libro donde serán inscritos todos los trabajadores en el momento en que inicien la prestación de servicios. Cuando exista más de un centro de trabajo se llevarán tantos Libros de Matrícula como centros haya.


Licencia Municipal de Obras

Descripción:
Permiso necesario para la realización de cualquier tipo de obras en locales, naves, edificios, etc. dentro de un municipio.
Tipos de licencias:
Licencia para la realización de obras de pequeña entidad, necesarias para el acondicionamiento de locales.
· Obras cuya ejecución puede llevarse a cabo sin la intervención de un facultativo titulado. Se incluyen las siguientes:
o Obras interiores en los edificios que no afecten a elementos estructurales de los mismos (vigas, muros, etc.)
o Obras en el exterior de los edificios que no impliquen aumento de las dimensiones de los huecos de fachada ya existentes, ni afecten a elementos estructurales (marquesinas, balcones, etc.)
o Repaso o reparación de los elementos no estructurales del edificio.
· Se excluyen expresamente todas las obras que impliquen aumento de edficabilidad.
Documentación:
· Formulario municipal
· Memoria descriptiva de las obras.
· Presupuesto de las mismas, a precios de mercado y desglosado por partidas y precios unitarios.
· Planos a escala de la planta y sección, acotados, del estado actual del local.
· Planos a escala de la planta y sección, acotados, de las modificaciones que se pretenden realizar.
· En algunos Ayuntamientos, título de propiedad del inmueble o contrato de arrendamiento.
· D.N.I. del solicitante.
· Si entre las obras a realizar se incluye una modificación de la fachada, se ha de incluir también:
· Planos a escala de la fachada en la situación actual y planos de las modificaciones que se pretenden realizar, con especificación del rótulo, su ubicación y dimensiones.
· Fotografías, en color, de la fachada.
Licencia para la realización de obras de mayor entidad.
Estas licencias se refieren a obras no comprendidas en el apartado anterior y cuya ejecución tiene que llevarse a cabo con la intervención de un facultativo titulado.
Documentación:
Formulario Municipal.
Proyecto realizado por técnico competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con dirección facultativa de las obras.
En algunos ayuntamientos: Título de propiedad del inmueble o contrato de arrendamiento.
D.N.I. del solicitante, en caso de persona física y C.I.F. y D.N.I. del apoderado si se tratara de Sociedades.
Lugar:
Departamento de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente.
Observaciones:
La solicitud de la licencia puede efectuarla cualquier persona física o jurídica que se proponga realizar una obra determinada.
El plazo de inicio de las obras es seis meses desde la obtención de la licencia.


Licencia Municipal de Apertura

Descripción:
Orden de comprobación de que la solicitud del administrado es conforme con las normas de uso previstas en los planes de urbanismo. Serán objeto de control urbanístico:
la primera apertura de los establecimientos mercantiles e industriales.
los cambios o adición de actividades o de titular, aunque no supongan el cambio o adición de clases de uso.
la modificación o ampliación física de las condiciones de local y/o de sus instalaciones.
la utilización de locales como auxilio o complemento de la actividad principal ubicada en otro local con el que no se comunique.

Tipos de licencias:

Licencias de Apertura para actividades inocuas:
Actividades inocuas son aquellas no incluídas en el Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas.
Documentación:
· Formulario Municipal
· En algunos ayuntamientos: Escritura de Propiedad o contrato de arrendamiento del inmueble.
· Fotocopia del D.N.I. En el caso de Sociedades, Escritura de Constitución y C.I. F.
· Planos de planta y sección, acotados, con el máximo detalle posible (indicando el uso de cada dependencia, las luces de emergencia, colocación de extintores, etc.)
· Plano de situación del local respecto a las calles donde se halla ubicado.
· En algunos Ayuntamientos se exige plano de emplazamiento del local en relación al resto de los locales del edificio.
· Fotocopia del alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.

Licencias de Apertura para actividades calificadas:
Son aquellas que necesitan instalación de fuerza motriz o que causan riesgos o molestias, o superan las dimensiones que determinan las Ordenanzas Municipales.Se encuentran definidas en el Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas.
Documentación necesaria para solicitar la licencia:
· Formulario Municipal
· Relación de vecinos colindantes.
· Proyecto Técnico de las instalaciones firmado por técnico competente y visado por el Colegio Oficial que corresponda, y con Dirección Facultativa. Dicho proyecto deberá contener:
o Memoria descriptiva
o Planos de planta y sección, acotados.
o Planos de emplazamiento del local en relación con el resto de los locales del edificio.
o Presupuesto, a precios de mercado, de maquinaria e instalaciones.
o Plano de situación
o Relación de maquinaria indicando su potencia.
· Fotocopia del alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.
· En algunos ayuntamientos: Escritura de Propiedad o contrato de arrendamiento del inmueble.
Documentación necesaria para la solicitud de ampliación o modificación de licencia.
· Formulario Municipal al efecto.
· Copia de licencia de apertura anterior.
· Escritura de Propiedad o contrato de arrendamiento cuando se trate de ampliación de superficie, así como presentación de nuevos planos, referentes a la totalidad del local.
· Alta en el nuevo epígrafe de licencia fiscal
Documentación necesaria para el cambio de titularidad de la licencia.
· Formulario Municipal al efecto.
· Original de licencia de apertura anterior.
· En algunos casos se podrá exigir la Licencia fiscal
Lugar:
Departamento de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente.
Observaciones:
Con objeto de evitar una inversión inútil, el empresario debe realizar una consulta previa ante el Departamento de Urbanismo correspondiente, para conocer la posibilidad de obtener licencia de apertura para la clase de negocio o actividad que se desarrolle. Para realizar la consulta es necesario presentar los datos relativos a la clase de actividad, características del local, situación, etc.
La solicitud de la licencia ha de efectuarla la persona física o jurídica que pretenda realizar una actividad.

Inscripción en el Registro de la Propiedad Inmobiliaria

Descripción:
Inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles, es decir, a título enunciativo, adquisición y transmisión de dichos bienes y la constitución y cancelación de hipotecas sobre los mismos.
Lugar:
Registro de la Propiedad Inmobiliaria en cuya circunscripción radica el inmueble.
Documentación:
Escritura Pública de compra-venta
Justificante de pago del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
Pago del arbitrio sobre el incremento del valor de los terrenos.
Observaciones:
La Persona Física o Jurídica que decida adquirir un inmueble, puede comprobar la titularidad del mismo o la existencia de cargas - hipoteca o anotaciones de embargo- que lo graven, solicitando una certificación de dominio y cargas, mediante instancia dirigida al Registrador de la Propiedad Inmobiliaria.
El valor de la inscripción es declarativo de la propiedad, ya que la adquisición de la misma se obtiene por el otorgamiento de la Escritura Pública de compra-venta.
Este registro puede efectuarlo el que adquiera un inmueble, lo transmita, tenga interés en asegurarlo, o quien ostente su representación.

Inscripción en el Registro Industrial

Descripción:
Inscripción del establecimiento en el Registro Industrial y autorización de la puesta en marcha de la actividad industrial. Se ha de inscribir en el Registro Industrial:
Una nueva industria
Ampliación o modificación de la industria inscrita.
Traslado de la industria
Cambio de titularidad
Cambio de actividad
Cese no estacional o baja definitiva, sustitución de maquinaria o cualquier otra modificación de los datos que figuren en el Registro Industrial, al objeto del cumplimiento por las industrias de los requisitos técnicos y prescripciones reglamentarias que correspondan, para que pueda entrar en funcionamiento.
Documentación:
Formulario de solicitud por duplicado.
D.N.I. del empresario individual o Escritura de Constitución en el caso de sociedades.
Fotocopia del Impuesto de Actividades Económicas.
Proyecto de instalaciones firmado por un técnico competente, visado en el Colegio Oficial que corresponda.
En el supuesto de que no sea necesaria la presentación del proyecto, se aportará escrito expresando las características de las instalaciones.
Boletín de Instalaciones eléctricas firmado por el Instalador autorizado.
Proyecto económico-industrial
Justificación de condiciones higiénico-sanitarias.
Lugar:
Registro Industrial de la Comunidad Autónoma que corresponda.
Observaciones:
La Comunidad tiene un plazo de un mes, a partir de la fecha de presentación de la solicitud y los documentos, para plantear los inconvenientes que pueda suscitar la instalación. Si transcurrido el plazo, no hubiera sido formalizada ninguna manifestación, se entenderá que no hay inconveniente para la ejecución del proyecto, sin que ello suponga en ningún caso, la aprobación técnica por la Administración del citado proyecto.
Para la Inscripción en el Registro Industrial se requiere certificación emitida por técnico competente, haciendo constar que la instalación se ajusta al proyecto.
La solicitud de inscripción ha de formularla el empresario individual o el representante legal de la Sociedad.


Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas

Descripción:
Tributo directo de carácter real cuyo hecho imponible está constituído por el ejercicio en territorio nacional de actividades empresariales (considerándose como tales las agrarias, ganaderas, comerciales, de servicios y mineras), profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local determinado y se encuentren o no especificadas en las Tarifas del Impuesto.
Lugar:
Administración de Hacienda correspondiente al domicilio de la actividad.
La liquidación y recaudación se llevarán a cabo en el Ayuntamiento.
Documentación:
· Impreso oficial:
o para cuota Municipal el modelo 845
o para cuota Provincial el modelo 846.
· Impreso 036 de alta en el Censo
· D.N.I.y N.I.F. o C.I.F.
Plazo de solicitud:
Diez días hábiles anteriores al inicio de la actividad.
Observaciones:
A efectos del impuesto, se considera que una actividad se ejerce con carácter empresarial, profesional o artístico, cuando suponga una ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos, o de una de ambas, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.
La solicitud de alta en el impuesto han de efectuarla las personas físicas y jurídicas y las entidades a que se refiere el Artículo 33 de la Ley General Tributaria, siempre que realicen en territorio nacional cuaquiera de las actividades que originan el hecho imponible.

Alta en el Censo

Descripción:
Declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad que han de presentar a efectos fiscales los empresarios individuales, los profesionales y las sociedades.
Lugar:
Administración de Hacienda correspondiente al domicilio fiscal de la empresa.
Documentación:
Primera Copia de Escritura
Fotocopia del Código de Identificación Fiscal, C.I.F.
Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas
Impreso 036 debidamente cumplimentado

Inscripción del empresario en la Seguridad Social y Código de Cuenta de Cotización

Descripción:
Es un acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social a solicitud del empresario realiza su inscripción en el Sistema de la Seguridad Social, que será valida durante la existencia del empresario. Consecuentemente con la inscripción de la empresa, la Tesorería General de la Seguridad Social asigna el "Código de Cuenta de Cotización para su identificación numérica. En este acto el empresario debe indicar si opta por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o una Mutua Patronal para cubrir los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Las Mutuas Patronales son entidades colaboradoras de la Seguridad Social, supervisadas por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
Documentación:
Si es empresario individual:
Modelo oficial de solicitud.
Fotocopia del DNI del empresario. Extranjeros: Pasaporte o documento análogo.
Fotocopia del Impuesto de Actividades Económicas.
Documento de Declaración respecto a la protección de los Accidentes de Trabajo así como la cobertura de la prestación económica por Incapacidad Temporal, haciendo constar la Entidad Gestora o Colaboradora por la que opta.
Si es una Sociedad:
Modelo oficial de solicitud.
Fotocopia del Impuesto de Actividades Económicas.
Documento de Declaración respecto a la protección de los Accidentes de Trabajo así como la cobertura de la prestación económica por Incapacidad Temporal, haciendo constar la Entidad Gestora o Colaboradora por la que opta.
Escritura de Constitución debidamente registrada o certificado del Registro correspondiente (Libro de Actas en el caso de Comunidades de Propietarios).
Fotocopia del DNI de quien firma la solicitud de inscripción.
Documento que acredite los poderes del firmante, si no están especificados en la escritura.
Lugar:
Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social: Tesorerías Territoriales, Agencias o Administraciones de la Seguridad Social.
Observaciones:
Es importante señalar que el empresario debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias donde ejerza actividad, así como en determinados supuestos en que sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización.
El empresario que por primera vez vaya a contratar trabajadores, deberá solicitar su INSCRIPCIÓN como empresa antes del inicio de actividad, en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio.


Afiliación y Número de la Seguridad Social

Descripción:
La afiliación es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce la condición de incluida en el Sistema de Seguridad Social a la persona física que por primera vez realiza una actividad determinante de su inclusión en el ámbito de aplicación del mismo.
La afiliación presenta las siguientes características:
Es obligatoria para las personas incluidas en el Sistema a efectos de derechos y obligaciones en su modalidad contributiva.
Es única y general para todos los regímenes del Sistema.
Se extiende a toda la vida de las personas comprendidas en el Sistema.
Es exclusiva
La Tesorería General de la Seguridad Social asignará un Número de Seguridad Social a cada ciudadano para la identificación del mismo en sus relaciones con la misma. Asimismo se asignará a los beneficiarios de pensiones u otras prestaciones del Sistema.

El Número de la Seguridad Social:
Es obligatorio para todo ciudadano con carácter previo a la solicitud de afiliación y alta en algún régimen de Seguridad Social.
Es obligatorio cuando se trate de beneficiarios de pensiones u otras prestaciones del Sistema.
Se hará constar en una tarjeta de la Seguridad Social en la que figurarán su nombre y apellidos y el DNI.
Para los afiliados coincide con su propio número de afiliación.
La solicitud de Número de Seguridad Social se formula en el modelo TA.1 "Solicitud de Afiliación Número de Seguridad Social".
Formas de promover la afiliación:
La afiliación a la Seguridad Social podrá realizarse de la siguiente forma:
A instancia del empresario
Los empresarios están obligados a solicitar la afiliación al Sistema de la Seguridad Social de quienes no estando afiliados ingresen a su servicio.
A instancia del trabajador
Los trabajadores por cuenta propia o asimilados que inicien su actividad como tales y no se encuentren ya afiliados, estarán obligados a solicitar la afiliación.
De igual forma los trabajadores por cuenta ajena o asimilados cuyo empresario no cumpla con la obligación que se impone en el apartado anterior, podrán solicitar su afiliación al Sistema.
De oficio
La afiliación podrá efectuarse de oficio por las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma cuando como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de los datos obrantes en las entidades gestoras o por cualquier otro procedimiento, se compruebe el incumplimiento de la obligación de solicitar la afiliación por parte de los trabajadores o empresarios a los que incumba esta obligación.
Lugar:
La solicitud de afiliación (modelo TA.1) se dirigirá a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de la misma provincia en que esté domiciliada la empresa en que presta servicios el trabajador por cuenta ajena o asimilado o en la que radique el establecimiento del trabajador autónomo.
Observaciones:
Las solicitudes de afiliación deben formularse con carácter previo al inicio de la prestación de servicios del trabajador por cuenta ajena o de la actividad del trabajador por cuenta propia.
Con carácter general la afiliación se realiza de forma conjunta o simultánea con el alta inicial correspondiente a la actividad o situación que de lugar a su inclusión en el Sistema de la Seguridad Social.

Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo

Descripción:
Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo.
Lugar:
Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, o el Organismo similar en la Comunidad Autónoma.
Documentación:
Formulario oficial que se facilita en la Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o en la Consejería correspondiente de la Comunidad Autónoma.
Otros trámites:
A realizar en la Dirección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. Adquisición y sellado de los siguientes documentos:
Libro de Matrícula de personal
Libro de visitas
Calendario laboral elaborado por la empresa, que deberá colocarse en lugar visible del centro de trabajo.
Observaciones:
La Declaración de Apertura debe efectuarse por el representante legal de la Sociedad o empresario individual

Adquisición y legalización del Libro de Visitas

Descripción:
Las Empresas, ocupen o no trabajadores por cuenta ajena, están obligadas a tener en cada centro de trabajo un Libro de Visitas a disposición de los funcionarios del Cuerpo Nacional de Inspección del Trabajo.
Se establece, con carácter obligatorio, el modelo oficial del Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo.
Cada uno de los Libros de Visitas habrá de ser diligenciado en la primera hoja por el Jefe de la Inspección Provincial de Trabajo, que certificará la habilitación del Libro, recogiéndose además datos de la Empresa. Será asimismo sellado el Libro en todos sus folios.
Las diligencias que practiquen los Inspectores de Trabajo del resultado de las visitas realizadas se extenderán simultáneamente por duplicado, quedando la copia en poder del Inspector actuante para su constancia y archivo en las oficinas de la Inspección Provincial de Trabajo respectiva.
Cuando fuere preciso diligenciar un nuevo Libro de Visitas, por haberse agotado el anterior o por deterioro notable del mismo, deberá presentarse simultaneamente este último para acreditar dichos extremos, haciéndose constar la oportuna referencia en el nuevo Libro.
En los casos de pérdida del Libro de Visitas deberá comunicarse expresamente tal circunstancia a la Inspección Provincial de Trabajo y proveerse de uno nuevo en el plazo máximo de quince dias.
A la presentación del Libro de Visitas para su diligenciamiento en la oficina de la Inspección Provincial de Trabajo se acompañará, debidamente cumplimentada la Ficha de EmpresaLos empresarios conservarán los Libros de Visitas a disposición de la Inspección de Trabajo durante un plazo mínimo de cinco años a partir de la fecha de la última diligencia, una vez agotado el mismo.
La carencia del Libro de visitas, su no presentación a los funcionarios del Cuerpo o la no conservación del mismo durante el plazo señalado, será considerado como infracción.

Libro de Matrícula

Descripción:
Los empresarios deberán llevar en orden y al día un Libro de Matrícula en el que serán inscritos todos sus trabajadores en el momento en que inicien la prestación de servicios. Cuando exista más de un centro de trabajo se llevarán tantos Libros de Matrícula como centros haya.
Las inscripciones de los trabajadores en el Libro de Matrícula deberán efectuarse en la forma y con los requisitos que se determinan en las instrucciones que se inserten en el modelo oficial de dicho Libro. En todo caso, deberá constar en el Libro el número de la Seguridad Social de los trabajadores inscritos, los cuales deberán firmarlo en el momento que inicien la prestación de servicios y cuando se produzca un cambio en su categoria profesional.
Las bajas de los trabajadores se anotarán en el lugar que corresponda cronológicamente, además de indicarse la fecha de la baja en la inscripción inicial del alta o del cambio de categoría profesional.
Los Libros de Matrícula, según modelo oficial, se habilitarán en las Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social.
La Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá autorizar la sustitución del Libro de Matricula por otro sistema de documentación que ofrezca las mismas garantías que aquél a las empresas que lo soliciten, justificando la procedencia de la sustitución.


Fuente: PORTAL PYME